In diesem Szenario muss ein Projektleiter ein großes Hilfe-Projekt namens "Visual Mechanics" managen. Ihm steht ein Key-Anwender namens Andrew zur Seite, der die Mehrzahl der Themen dokumentiert. Zwei Sektionen des Projekts erfordern aber spezielle Kenntnisse, die Andrew nicht besitzt.

Was sind die verfügbaren Optionen?

• Ein einzelnes Großprojekt:
  Der Projektleiter könnte ein einzelnes Hilfeprojekt erstellen, in dem eine Person (Andrew) dokumentiert. Das Problem besteht darin, dass es sehr lang dauern wird und Andrew nicht das Wissen hat, bestimmte Sektionen zu schreiben. Er wird ein Training benötigen, das wiederum Zeit benötigt und Ressourcen anderer Mitarbeiter binden, die ihn unterrichten müssen. Eventuell benötigt er noch unverhältnismäßig teures externes Training.

• Aufteilung des Projekts in logische Module:
  Andrew wird den Großteil der Arbeit erledigen, aber das Kapitel über "Quantenmechanik" kann von Professor Allan Jones erstellt werden, der in der Nachbarabteilung beschäftigt ist.

Ein weiteres Kapitel namens "The Law of Attraction" beinhaltet Wissen, das unternehmensintern nicht vorhanden ist, sodass es von einer Expertin auf diesem Gebiet, Susan Flaherty aus Irland, geschrieben werden soll. Die Aufgabe besteht darin, dieses Projekt in drei Segmente zu teilen, an denen gleichzeitig sowohl zentral als auch dezentral gearbeitet wird.

Der Projektleiter entscheidet sich für die zweite Variante und erörtert mit Andrew die Struktur der Dokumentation. Für diesen Vorgang nehmen sie sich viel zeit, denn wenn einmal alle Überschriften und Themen nach ihren Anforderungen erfasst wurden erhalten sie dabei ein Gerüst, das dann mit Inhalten befüllt werden soll. Dieses Framework macht es einfach, die Dokumentationsmenge, die Aufgabenstellung und die beteiligten Personen zu erkennen.

Hier ist seine Entscheidung. Er hat 3 Ressourcen, Andrew, Allan und Susan. Er erstellt für jede der Ressourcen ein Projekt, eines wird das Masterprojekt werden. Die anderen beiden sind Satellitenprojekte.

Erstellen des Masterprojekts

Im Einklang mit der Entscheidung des Projektleiters erzeugt Andrew ein neues Verzeichnis auf dem Server namens "Z:\Hilfe Projects\Visual Mechanics". Unter diesem erstellt er 3 Projekte, das erste ist das Masterprojekt, welches die beiden Unterprojekte bindet. Er wählt im Menü "Datei | Neues Projekt" und passt die Details wie hier an:

Er hat jetzt ein leeres Projekt, aber bevor er beginnt, die Überschriften zu erfassen, möchte er sicherstellen, dass keine Überschneidungen mit den anderen beiden Projekten entstehen. Deshalb wählt er "Projekt | Projekteinstellungen" aus dem Menü und ändert den Parameter "Zuletzt verwendete Themen Hilfe-ID" auf 40.000 und die "Popup HelpID" auf 800 wie hier:

Der Grund dafür ist es, Konflikte mit den Unterprojekten zu vermeiden, wenn diese mit dem Masterprojekt zusammengeführt werden. Er beginnt nun, die Überschriften und Themen wie mit dem Projektleiter abgestimmt einzugeben. Sein Projekt sieht nun so aus:

Die "Erweitete Themen" Überschrift steht anstelle der beiden Unterprojekte, die später mit dem Masterprojekt zusammengeführt werden.

Erstellung des Projekts "Quantenmechanik"

Alle Unterprojekte sollten von der für das Masterprojekt verantwortlichen Person erstellt werden. Nach Auswahl von "Datei | Neues Projekt" ändert Andrew diese Details:

Erwählt nun "Projekt | Projekteinstellungen " und ändert die letzte Help ID nach 20,000 und die Popup HelpID zu 200. Bitte beachten Sie , dass hier ein anderer Numernkreis als im Masterprojekt verwendet wird um Konflikte zu vermeiden. Jedes Thema und Popup hat 2 eindeutige Identifyer. Der Kontextstring und die HelpId. Wenn man die HelpID auf einen eigenen Numernkreis setzt vermeidet die Konflikte.

Auf dem Reiter der Projekteinstellungen wechselt Andrew nun auf Contextstring und setzt den Prefix Contextstring auf : ""QM_" als Abkürzung für Quantenmechanik.Dies erlaubt dem Projektmanager später zu überprüfen, durch welches Projekt oder welchen User das Thema angelegt wurde. Weiterhin verringert es das risiko, dass zwei gleiche HelpIDs verwendet werden.

Nach dem klicken auf OK ist das Projekt bereit. Nun hat er zwei Möglichkeiten. Er kann entweder das Projekt leer lassen, damit Professor Allan seine eigenen Themen einfügen kann, oder er fügt eine Basis-Struktur mit Titeln und Themen ein, damit der Professor den Inhalt einpflegt. Unser Tip ist eine kurze Rücksprache mit dem Professor um den besten Weg herauszufinden. Egal welcher Weg, beide funktionieren und wir werden später sehen wie dieser Prozess funktioniert.

Das Projekt ist nun fertig für den Professor, also legt Andrew es auf dem Server ab. Der Professor startet Fast-Help und öffnet das Projekt über "Datei | Projekt öffnen". Dann wählt er den Pfad aus "Z:\Help Projects\Visual Mechanics\Quantum Mechanics" und öffnet das Projekt. Nun kann er mit dem Projekt arbeiten. Nehmen wir an, er setzt seine Arbeit fort und wir kommen zu Ihm später zurück. Andrew hat noch eine menge Aufgaben.

Erzeugen des "The Law of Attraction" Projektes

Andrew wählt nun über "Datei | neues Projekt" und füllt die hier stehenden Details aus:

Er wechselt danach zu den Projekteinstellungen und setzt die letzte geänderte TopicID auf 30,000 und die PopupID auf 400. Danach geht er auf den Reiter ContextString und setzt dort den Prefix "LA_". Er muss es nicht auf 3 Zeichen setzen und auch der Unterstrich ist keine Pflicht. Es ist einfach eine Systematik oder eine Firmenvorgabe. Andrew notiert sich den Nummernkreis für den Projekt Manager in einer Tabelle.

Andrew muss sich nun entscheiden, ob er das Projekt leer läßt oder eine Basisstruktur anlegt.
Diese Projekt wird von einer externen Firma bearbeitet. Also speichert Andrew es als Minimal Backup unter "DATEI | Backup/Restore". Hierdurch wird ein einziges ZIP File erstellt indem alles enthalten ist, was das Projekt benötigt. Hiernach mailt er das Projekt an Susan Flaherty. Sie unzipt das File auf ihrer lokalen Maschine und fügt dann entsprechende Themen und Titel hinzu.

2 Wochen später...

Andrew hat nun die meisten Aufgaben erfüllt und Professor Allan und Susan Flaherty sind mit Ihren ersten Projekten ausgestattet. Susan hat ein Backup Ihrer Arbeit gemacht und sendet dies nun zu Andrew. Andrew läd nun dieses Projekt und importiert dies über Backup/Restore in sein aktuelles Projekt welches zu diesem Zeitpunkt noch leer war.
Andrew kann sich nun die Arbeit von Susan ansehen.

Bei dem Projekt "Quantum Mechanics" muss nichts spezielles gemacht werden, da dies ja auf einem gemeinsamen Laufwerk erstellt wurde. Nun kann Andrew das neue Slave Projekt in das Masterprojekt einfügen. Er hätte dies auch zu einem früheren Zeitpunkt machen können, aber es ist besser wenn die Struktur der einzelenen Projekte bereits angelegt ist.

Registrieren eines Slave Projektes mit einem Master Projekt.

Andrew öffnet nun das Masterprojekt und wählt "Projekt | Multi-Projekt Register". Er klickt dann auf den Knopf [hinzufügen] und navigiert zu dem Projekt "Quantum Physics" und fügt dies hinzu. Dies wiederholt er dann mit dem Projekt "The Law of Attraction"

Nach dem klicken auf [Schliessen], kann er nun die Slaveprojekte in das Masterprojekt einbinden.

Er wählt den Titel "Fortgeschritten Themen", weil er beide Slaveprojekte unterhalb des Titels einbinden möchte. Er könnte auch individuelle Seiten innerhalb der Projektes Einbinden, wenn er wollte.

Andrew hat die zwei Slaveprojekte unterhalb "Fortgeschritten Themen" eingefügt, jeweils eines von jedem Slaveprojekt. Er klickt nun mit der rechten Maustaste auf "Quantum Physics" und wählt das hinzufügen eines Themas aus einem anderen Projekt

Er wählt das "Quantum Mechanics" Projekt aus und klickt auf [weiter], danach auf [alle seiten auswählen] und dann auf [Fertigstellen]. Ein Bericht zeigt nun was alles hinzugefügt wurde. Log einträge in grün zeigen, dass es keine probleme gegeben hat. Einträge in rot zeigen einen konflikt und eine Notiz an wie dieser Konflikt behandelt wurde. das masterprojekt sollte nun so aussehen :

Er wiederholt diesen Vorgang für das nächste Slaveprojekt durch einen Rechtsklcik auf "The Law of Attraction"

danach das hinzufügen eines Themas aus einem anderen Projekt. Dann die Auswahl des Projektes The Law of Attraction -> Alle Seiten und dann auf Fertigstellen. Das Masterprojekt sieht nun so aus :

Das Masterprjekt testen

Andrew sieht sich nun die einbezogenen themen an. Da er nun einen Gesamtüberblick hat könnte es sein, dass er einige Themen modifizieren möchte und die original Slavethemen durch einfügen von Links, Stichworten, Grafiken verändert.

Wenn er diese Änderungen durchführt muss er ein neues Backup von dem Projekt "The Law of Attraction" nehmen und dies an Susan Flaherty senden. Dies nur, wenn Sie weitere Veränderungen vornehmen möchte. Es könnte auch sein, dass er verlinkungen zwischen dem Master und dem Slave projekt einfügen möchte.

Eine Woche später...

Die endgültige Fassung scheint nun erstellt und Susan Flaherty hat Ihre letzte Version als Backup per Email gesendet. Andrew fügt diese wieder über Backup/Resore hinzu Es wirden nun zwei neue Themen hinzugefügt also fügt er diese auch in das Masterprojekt ein. Aber es gab auch ein Thema welches Susan gelöscht hat. und dies muss nun auch aus dem Masterprojekt gelöscht werden. Die einzigen Änderungen am dem Thema "Quantum Physics" betreffen den Hilfetext. Hiernach kompiliert Andrew die erfoderlichen Dateien : CHM, Webseite , PDF und ist nun fertig.

Fragen?

F: Warum hat andrew das Slaveprojekt erst so spät hinzugefügt ?

A: Er diese auch direkt am Anfang in das masterprojekt einfügen können, aber er hätte dann später alle neuen Themen per Hand hinzufügen müssen. Immer wenn in den Slave Projekten etwas hinzugefügt oder entfernt würde hätte Andrew nun dies ändern müssen. Daher war die zweite Variante der Angenehmere Weg.

siehe auch

Aktualierung und Wartung von verknüpften Themen

Das Multi-Projekt Register

Übersetzungen

Potentielle Fehler und wie man diese verhindert

Wiederverwendbarkeit und existierende Projekte

Aufteilen bestehender Projekte